Relatórios em Power Point, Excel ou alguma plataforma ? Quantos gráficos colocar ? Quais gráficos usar ?
São perguntas comuns na elaboração de um relatório, seja um que faz mensalmente ou um personalizado que seu(sua) chefe pediu.
Neste post vou tentar passar algumas boa práticas referente elaboração de relatórios, trazendo conceitos de “data-visualization” mas antes de irmos para as boas práticas, primeiramente precisamos entender dois principais fatores: Nossos dados e nosso publico alvo.
Publico Alvo:
Vamos começar com o público alvo, quem são, o que querem saber e qual nível de entendimento que tem sobre o que você está apresentando, fazendo essas perguntas vai conseguir direcionar melhor o modelo do seu relatório.
Quem são?
Se irá apresentar relatórios para membros da sua empresa, clientes ou até mesmo acionistas, então talvez legendar seus gráficos e rotula-los pode ser um fator importante, ter os números na visualização facilita.
Mas por exemplo, se irá apresentar dados da empresa em que trabalha em uma palestra, parceiros e fornecedores, dependendo do tipo da informação apenas os gráficos sem os rótulos(números) sejam mais indicados, assim garantirá a segurança da informação do negócio.
Conhecer bem o público pode proteger seus dados e facilitar a visualização de todos.
O que querem saber ?
Pense quais são as principais informações que seu público quer saber (KPI’s), para esse tipo de informação seja objetivo, indico serem as primeiras informações a serem apresentadas, isso irá reduzir a ansiedade e a partir dos KPI’s podemos destrinchar o relatório com as informações secundárias, outro ponto é não coloque informações em que o público não conseguirá fazer nada com ela, as vezes queremos trazer o máximo de informações possíveis para mostrar mais valor aos resultados, mas se preenchermos com informações inúteis e pouco relevantes irá gerar questionamentos desnecessários e pode complicar sua apresentação.
Nível de entendimento do público
O nível de entendimento que o público tem sobre o que será apresentado, pode mudar totalmente o modelo de apresentação, tanto na parte escrita quanto na granularidade dos dados e complexidade do relatório, por exemplo, se você está apresentando para profissionais da mesma área que você então ficará mais a vontade de usar termos e gráficos mais complexos, agora se tiver apresentando para clientes ou pessoas de outras áreas de atuação, tentar simplificar o máximo possível as informações mas cuidado, sem ser muito simplista nas análises.
Melhores gráficos para cada tipo de situação
Como saber qual gráfico mais indicado para usar na minha apresentação? Para responder essa pergunta devemos nos perguntar primeiro, o que estamos analisando? Uma comparação entre elementos, distribuição entre elementos ou linha do tempo e tendências?
Gráficos de comparação
Se queremos saber o comportamento comparativo entre elementos, esses são os gráficos mais indicados para facilitar nossa análise por exemplo:
- Loja que mais vendeu
- Vendedor que mais vendeu
- Motivo de mais reclamações dos clientes
- Produto que mais vende
Entre outras comparações que podem ser feitas dependendo dos seus dados e de seu objetivo.
Gráficos de distribuição
Gráficos de distribuição normalmente precisam de um poder de analise um pouco mais aguçados, mas quando bem usados são muito poderosos para tomadas de decisão de uma organização podem ser usados para:
- Detectar situações fora dos padrões
- Detectar Outliers
- % de produtos por categoria em meu estoque
Normalmente usados para entender os dados em análises exploratórias
Gráficos temporais e de tendência
Se queremos saber o comportamento conforme uma linha temporal podendo ser analisados por dias, semanas, meses ou até mesmo por hora do dia.
- Vendas por mês
- Vendas por dia
- Vendas Anuais
Basicamente tudo que é relacionado a tempo gráficos de linhas são os mais recomendados para facilitar a análise dos que vão consumir a informação.